Scegliere il dolce giusto è un po’ come scegliere un vestito: deve essere perfetto, deve calzare a pennello, essere adatto per l’occasione, rispecchiare i gusti di chi lo indossa.
Le cerimonie sono le occasioni più difficili ma anche le più stimolanti: proprio come la scelta del vestito da sposa, anche la torta nuziale è molto importante.
La frase che sentiamo pronunciare di più? Non “Sì, lo voglio” ma “Non sappiamo cosa scegliere”.
Di fronte a una tale vastità di modelli, colori, decorazioni, stili e gusti, infatti, è quasi impossibile riuscire a condurre gli sposi alla scelta più adatta alle loro esigenze.
Quando entrai nell’atelier in cui trovai il mio vestito da sposa, per esempio, avevo le idee piuttosto chiare: non volevo il tulle, niente scollature a cuore, non mi piacevano i ricami. Indovinate cosa scelsi? Un vestito con la gonna in tulle, una appena accennata scollatura a cuore, un corpetto con un delicato ricamo e perline. Questo per dire che seppur non mi scostai dai miei gusti, di fatto non scelsi ciò che avevo immaginato, perché spesso finché un vestito non si indossa o un dolce non si assaggia, non si è consapevoli di ciò che veramente si desidera.
Per condurre il cliente alla scelta giusta per un giorno così speciale, perciò, è necessario guidarlo a trovare la strada che preferisce.
La stagione dei matrimoni è ormai alle porte e si tratta delle cerimonie più importanti in quanto a costruzione e scelta di un dolce. Per non diventare pazzi nel tentativo di soddisfare gli sposi, può essere utile seguire un metodo per modulare la torta nuziale su misura per ogni evento.
Come al solito, la comunicazione con i clienti è fondamentale per arrivare all’obiettivo; la difficoltà, nel caso di una torta monumentale, è maggiore perché proporzionale all’avvenimento che celebra.
1. Il primo incontro
I numerosi portali online dedicati ai matrimoni sono molto utili per farsi notare; una vetrina sui siti che spesso gli sposi consultano per avere informazioni, infatti, è senza dubbio necessaria. Tuttavia, è bene che rimanga soltanto un primo biglietto da visita: belle immagini dei nostri prodotti, informazioni corrette su come contattarci e sui servizi che offriamo.
A tutti i clienti che ci trovano online, rispondiamo quasi sempre allo stesso modo: diamo una panoramica dei servizi e di come procediamo solitamente per la scelta della torta, e poi invitiamo a contattarci telefonicamente per fissare un appuntamento.
La prima impressione, infatti, è fondamentale: incontrare gli sposi di persona è il primo passo affinché sia ottima e professionale. Per quanto si possano accorciare i tempi, comunicare online e scegliere un dolce senza nemmeno vedersi è impraticabile, e se lavorate con passione e dedizione sicuramente rifiuterete di farlo.
Durante il primo incontro con gli sposi, utilizzo sempre una scheda precompilata con le informazioni di base: nomi, data, luogo e ora della cerimonia, numero di invitati, colori e stile del matrimonio. Gli ultimi due punti saranno soltanto accennati, ammesso che siano già decisi: ciò che conta infatti, nei primi momenti, sono i gusti preferiti degli sposi.
Proprio per questo, dopo la prima fase dell’incontro, passo sempre la parola al pasticcere che discute con i clienti di gusti e preferenze: frutta, creme, consistenze, torte classiche o moderne, … Chiedete qualsiasi cosa vi venga in mente per avere una panoramica più completa possibile di ciò che gli sposi gradiscono, ricordando ovviamente di annotare allergie e intolleranze, eventualmente anche degli ospiti.
Lo scopo è quello di studiare, per un incontro successivo, tre assaggi da proporre, così da incanalare le preferenze degli sposi in una direzione. Una volta che avrete annotato i gusti, infatti, tre tipologie di torta saranno sufficienti per capire come il dolce prenderà forma.
Nel frattempo, insieme alle altre informazioni, avrete già qualche dettaglio aggiuntivo sulla cerimonia sempre più prossima.
2. Gli assaggi
È una regola che vale sempre ma per le cerimonie è più che mai importante: il cliente deve sentirsi coccolato. Il momento degli assaggi può costituire un bel ricordo nella mente degli sposi, perciò dobbiamo fare del nostro meglio perché rimanga impresso e perché scelgano noi nel loro giorno speciale.
L’accoglienza è il biglietto da visita: fate accomodare gli sposi, servite dell’acqua frizzante, fate due chiacchiere. Prendete tutto il tempo che serve per spiegare agli sposi il percorso che avete scelto per loro, fate una pausa discretamente lunga tra un assaggio e l’altro per permettere di elaborare ciò che proponete. Ogni assaggio va spiegato brevemente dal pasticcere così da preparare il palato ai gusti che troverà.
Alla fine del percorso degustativo, poi, sedetevi al tavolo con loro e prendete nota di ciò che è piaciuto e di ciò che non hanno gradito: fateli sentire liberi di esprimere le loro opinioni su ciascun dolce, liberi di poter abbinare idealmente il cremoso di un assaggio con il biscotto croccante di un altro, così che il loro dolce prenda forma sotto la guida del vostro consiglio.
Quando avrete annotato elementi sufficienti, è il momento giusto per mostrare i vostri preventivi, giustificando le differenze di costo tra uno e l’altro, secondo i criteri che applicate solitamente (materie prime diverse, numero di preparazioni, difficoltà di realizzazione…); è molto utile, inoltre, inserire nei preventivi i servizi aggiuntivi (trasporto, allestimento del taglio torta, buffet dei dolci, …) così da fornire una panoramica completa dei costi eventuali da sostenere.
Due piccoli consigli:
date una scadenza al vostro preventivo e una data limite agli sposi entro cui accettare o meno la vostra proposta, così avrete una risposta in breve tempo;
fate in modo che l’accettazione del preventivo e dei termini di pagamento avvenga tramite mail o mezzo scritto, evitando spiacevoli discussioni e incomprensioni.
3. L’attesa
Gli sposi hanno assaggiato le vostre proposte, avete consegnato loro i preventivi e fornito tutte le informazioni richieste: a questo punto, dovete solo aspettare.
Non assillateli. Può darsi che non arrivi nessuna risposta entro il tempo limite che avete stabilito o che arrivi in ritardo: è possibile che gli sposi, con i numerosi preparativi a cui devono pensare, si siano dimenticati di contattarvi o abbiano avuto qualche imprevisto, perciò è bene aspettare un paio di settimane dopo la vostra scadenza prima di contattarli.
Sia che il contatto avvenga via mail o telefonicamente, siate gentili e chiedete soltanto una risposta: se vorranno, saranno loro a spiegarvi le motivazioni del sì o del no.
4. Decorazioni e stili
Finalmente gli sposi hanno scelto voi per il loro giorno speciale. Dopo il gusto, è tempo di lavorare sull’aspetto della torta.
Nel caso in cui abbiano scelto una miscela di due o più assaggi, sarebbe utile proporne un quarto così che siano convinti definitivamente, anche per preparare il più possibile lo staff in laboratorio per il gran giorno.
L’incontro successivo sarà dedicato allo stile della torta: nel periodo iniziale di contatto con gli sposi, chiedo sempre di inviare qualche foto di ciò che gradiscono, dei fiori che hanno scelto per la cerimonia, delle decorazioni che vorrebbero, per da avere già del materiale su cui lavorare.
Come per i gusti, chiedete più informazioni possibili: colori e sfumature, fiori veri o fiori in cioccolato, stile delle decorazioni, copertura della torta lucida oppure opaca, nastri di bordatura, … Tutto ciò che concerne l’aspetto esteriore della torta nuziale deve essere concordato e chiarito con gli sposi.
Di solito, dopo quest’ultimo incontro, faccio una bozza di come il dolce dovrebbe risultare: non occorre essere artisti del disegno, basta uno schizzo stilizzato per dare l’idea dell’aspetto finale ai clienti e per confermare di aver sistemato nastri e fiori al posto giusto.
A volte, dopo aver visto la bozza, gli sposi si consultano e cambiano idea; è molto utile perciò che vedano il risultato finale così da non rimanerne negativamente sorpresi il giorno del matrimonio e avere tutto il tempo per correggere il tiro.
Inoltre, sarete più pronti per l’evento, avendo già un programma preciso di come costruire la torta, organizzandovi le preparazioni nelle settimane precedenti.
Al termine del percorso intrapreso con gli sposi, rimarranno poche cose da definire prima della cerimonia:
prendetevi il tempo per fare un sopralluogo al ristorante o al luogo del rinfresco: mettetevi d’accordo col catering e con il personale che quel giorno sistemerà la torta e verificate lo spazio in cui andrà posizionata, così da sapere se finire di decorarla e montarla sul posto o portarla già finita. Verificate poi i tempi di consegna, così da non intralciare il servizio e la cucina;
è bene, poi, controllare il numero degli invitati con gli sposi un paio di settimane prima, per non sforare né in eccesso né in difetto con la quantità di dolce;
recuperate tutti i contatti possibili: fioraio, catering, eventualmente anche il numero di una persona vicina agli sposi, così da non preoccupare loro nel caso di imprevisti il giorno della cerimonia.
Quando lavoriamo a una torta nuziale, ci piace sempre lasciare una piccola parte di conto da saldare dopo la cerimonia. Affinché il cliente diventi definitivo, infatti, è essenziale incontrarlo successivamente e chiedere come si è trovato con i nostri servizi: possiamo programmare tutti i dettagli nei minimi particolari ma, a volte, gli imprevisti accadano e bisogna cercare di rimediare. Sapere se gli sposi sono stati accontentati, è utile per crescere professionalmente e per evitare di ripetere eventuali errori; per questo motivo, se rimane una piccola percentuale di conto da saldare dopo il matrimonio (dal 10% al 20%), potrete rimediare scalandola dall’importo totale e soddisfare comunque gli sposi che apprezzeranno la vostra professionalità.
A questo punto, siete pronti, perciò… Che la stagione delle cerimonie abbia inizio!
